Devenir administrat•eur•rice

⚠️ Étudiant-consultant ou membre administrateur, vous devez obligatoirement compléter le processus d’adhésion ! Ce processus est détaillé dans le guide de l’adhérent.

Le rôle d’administrat•eur•rice

Le membre administrateur s’engage le temps d’un mandat dans la gestion associative et administrative d’Aplicaen. Ses actions sont pensés pour propulser l’activité d’Aplicaen et relever des nouveaux défis.

En équipe comme en solo et qu’importe son rôle, le membre administrateur a la satisfaction client au coeur de ses priorités et travaille à améliorer la gestion administrative, les services, les processus et la relation adhérent d’Aplicaen pour offrir un service de grande qualité.

Les obligations de l’étudiant•e-consultant•e sont détaillées dans la Convention d’Etude qu’Aplicaen lui fait signer avant chaque début de projet.

Quels avantages ?

Être membre administrateur c’est bénéficier d’avantages uniques ! En voici quelques unes :

  1. Une expérience professionnelle unique qui te permet d’ajouter une belle ligne sur ton CV et te démarquer.
  2. Apprendre les clés de la gestion d’association mais aussi d’entreprise !
  3. Développer des compétences spécifiques : élaboration de stratégie, gestion administrative, conduite de projet, développement commercial, communication, trésorerie, comptabilité, gestion de systèmes d’information.
  4. Organiser des événements en collaboration avec nos partenaires : conférence, atelier, séminaire, formation…
  5. Partager des moments forts dans l’équipe administrative en relevant des défis : passer une certification, obtenir un label, dépasser ses objectifs stratégiques et aller toujours plus loin !

Déroulement d’une étude

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Offre d’étude

Une offre d’étude arrive sur la boîte e-mail d’Aplicaen. Le/la développ•eur•euse commercial•e échange avec le client pour recueillir son besoin et ses contraintes (délais, budget…).

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Avant-projet

Un avant-projet est rédigé par un•e développ•eur•euse commercial•e et validé par son responsable, un•e responsable suivi d’études,un membre qualité et le/la président•e. Il est ensuite présenté au client.

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Convention client

Si l’avant-projet est accepté et signé par le client, une convention d’étude est rédigée par le/la responsable suivi d’études affecté•e au projet et le/la président•e. La convention est ensuite signée par le client et le/la président•e.

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Facture d’acompte

Le client règle une facture d’acompte éditée par le/la trésori•er•ère.

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Offre d’étude

Le/la responsable communication publie une offre d’étude sur les réseaux sociaux d’Aplicaen. Le pôle recrutement diffuse l’offre d’étude sur la messagerie de l’ENSICAEN.

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Recrutement

Le/la responsable suivi d’études affecté•e au projet et le pôle recrutement procèdent au recrutement des étudiant-consultants intéressés (CV, entretien…). Les étudiants intéressés non-adhérents complètent le processus d’adhésion.

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Convention d’étude

Le/la responsable suivi d’études du projet édite et fait signer aux étudiants-consultants recrutés une convention d’étude.

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Suivi d’étude

Le/la responsable suivi d’études du projet effectue le suivi du projet. Il/ elle est le contact privilégié du client pour l’informer des avancées, retards et problèmes rencontrés.

Qualité

Tout au long du projet, le/la responsable qualité vérifie que les processus de travail sont respectés et que les livrables respectent les normes de qualité définies dans la Charte Qualité d’Aplicaen.

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Fin d’étude

L’étude terminée, le/la responsable suivi d’études du projet édite les documents suivants : procès-verbal de recette final, bon de livraison.

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Facture de solde

Le/la trésori•er•ère édite la facture de solde. Une fois la facture réglée par le client, il/elle édite les bulletins de versement des étudiant-consultants et procède au versement des rémunérations.

Pôle Gestion Associative

Président•e

Chargé•e de la stratégie du mandat, le/la président•e a pour rôle de :

  1. Définir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de son mandat.
  2. Mener un diagnostic de l’activité pour prendre des décisions engageant Aplicaen de façon durable.
  3. Veiller à créer de la valeur pour les différentes parties prenantes (son équipe, les clients, les partenaires, les étudiants, l’ENSICAEN) en mettant leurs attentes et leurs besoins au coeur de la réflexion stratégique.

Le/la président•e mobilise des moyens humains (son équipe, les étudiants) et financiers pour atteindre la vision d’Aplicaen.

Le/la président•e définit et suit des indicateurs de succès et édite des statistiques pour suivre une politique de prise de décision sur les chiffres.

Il/elle anime les Conseils d’Administration bi-mensuel et les séances de travail.

Attention : le/la président•e est juridiquement responsable de la gestion de l’association. Il/elle doit être en mesure de remplir n’importe quel rôle si un membre faillit à ses obligations.

Effectif recommandé : 1

Secrétaire Générale

Expert•e en administration et gestion associative, le/la secrétaire générale :

  1. Effectue les démarches administratives d’Aplicaen
  2. Organise et anime les Assemblées Générales
  3. Rédige les comptes-rendus des Conseils d’Administration et séances de travail.
  4. Contrôle le respect des réglementations et obligations légales de l’association: déclaration en préfecture, documents des étudiants-consultants à jour, etc.

Effectif recommandé : 1

Postes complémentaires en cas de besoin

Vice-président•e

Assiste le/la président•e dans ses tâches. Le/la vice-président•e peut légalement représenter le/la président•e en cas de besoin (signature de documents).

Effectif recommandé : 1

Responsable Ressources Humaines

Le/la responsable des ressources humaines gère l’ensemble des collaborateurs internes d’Aplicaen. Il/elle sera amené•e à :

  1. Définir un plan formation des membres administrateurs pour assurer leur montée en compétences
  2. Recruter les étudiants pour les études, en collocation avec le pôle Projets et Qualité
  3. Perfectionner la stratégie Recrutement-Formation-Passation (RFP) pour recruter le futur mandat
  4. Gérer le réseau Alumni Aplicaen pour conserver son dynamisme
  5. Développer la cohésion dans l’équipe administrative

Effectif recommandé : 1

Pôle Trésorerie

Trésori•er•ère

Chargé•e de la trésorerie, le/la trésori•er•ère effectue toutes les opérations financières nécessaires à l’activité d’Aplicaen.

Le/la trésori•er•ère édite les factures d’acompte et de solde, les bulletins de versement et procède au paiement des cotisations sociales.

Effectif recommandé : 1

Comptable

Chargé•e de la comptabilité, le/la comptable retranscrit dans le livre des comptes l’ensemble des opérations d’Aplicaen. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le/la trésori•er•ère.

Effectif recommandé : 1

Postes complémentaires en cas de besoin

Vice-trésori•er•ère

Assiste le/la trésori•er•ère dans ses tâches. Le/la vice-trésori•er•ère peut légalement représenter le/la trésori•er•ère en cas de besoin (signature de documents).

Effectif recommandé : 1

Assistant•e comptable

Assiste le/la comptable dans ses tâches.

Effectif recommandé : 1

Pôle Suivi d’études

Responsable Suivi d’Etudes

Le/la responsable suivi d’études a pour rôle la gestion de projet et le suivi d’étude. Dans une étude, il/elle se positionne comme Chef•fe de projet et a à sa charge la gestion des ressources mobilisées pour le projet.

Il/elle est également l’interlocuteur privilégié du client pour l’informer des avancées, retards et problèmes rencontrés.

Le/la responsable suivi d’études édite la majorité des documents référents d’une étude tels que la Convention Client, les Conventions d’Etude, les avenants, les Procès-Verbaux de recette, les bons de livraison…

C’est un acteur clé du processus de gestion d’étude : il/elle travaille en collaboration avec le/la président•e, le/la responsable qualité, le client et les étudiant-consultants.

Effectif recommandé : au moins 2 (puis autant que nécessaire)

Responsable Qualité

Le/la responsable qualité est chargé du management de la qualité pour permettre à Aplicaen de créer de la valeur pour ses clients.

Garant•e du respect de la Charte Qualité et des processus de travail, sa priorité est d’accompagner les étudiant-consultants et les membres administrateurs dans la production de livrables de qualité.

Le/la responsable qualité procède à la révision de la Charte Qualité pour qu’elle s’inscrive naturellement dans la stratégie générale. Il/elle s’assure également que l’Aplicaen respecte les 7 principes du management de la qualité :

  • Orientation client
  • Leadership
  • Implication du personnel
  • Approche processus
  • Amélioration
  • Prise de décision fondée sur les preuves
  • Management des relations avec les parties intéressées

C’est un acteur clé car impliqué•e dans tous les processus de l’association. C’est sur lui/elle que repose la satisfaction client et la compétitivité hors-prix d’Aplicaen.

Effectif recommandé : 1 ou plus

Postes complémentaires en cas de besoin

Recrut•eur•euse

Intervient exclusivement en phase de recrutement d’une étude, assisté•e par le/la responsable suivi d’études. Cette personne est spécifiquement formée aux méthodes d’organisation et de structuration d’entretien d’embauche et d’analyse de CV.

Avoir un•e recrut•eur •euse est un avantage stratégique pour sélectionner les meilleurs étudiants pour une étude et ainsi augmenter le taux de satisfaction client et assurer la qualité du travail fourni.

Effectif recommandé : 1

Pôle Développement commercial

Responsable développement commercial

Le/la responsable développement commercial a pour rôle de définir, au regard de la stratégie générale, la stratégie commerciale d’Aplicaen. Ses indicateurs types sont :

  • Nombre de nouveaux clients
  • Nombre d’études réalisées
  • Taux de satisfaction client

Il/elle réfléchit à l’amélioration constante des prestations proposées. En collaboration avec le Pôle Communication, il/elle participe à l’écriture du contenu des supports de communication marketing (brochure des prestations, site internet, etc.) et à la définition de la stratégie de communication pour s’assurer qu’elle sert les objectifs marketing.

Il/elle est également chargé•e de la prospection (démarchage).

Effectif recommandé : 1

Postes complémentaires en cas de besoin

Développ•eur•euse commercial

Son travail concerne exclusivement la prospection et a pour priorité l’amélioration des indicateurs commerciaux.

Effectif recommandé : autant que nécessaire.

Chargé•e de la relation client

Cette personne conduit les études de satisfaction client en fin d’étude et recueille les témoignages des clients pour asseoir la réputation d’Aplicaen. On pourra lui déléguer la gestion des incidents et litiges liés aux clients.

Effectif recommandé : 1

Pôle Communication

Responsable communication

Le/la responsable communication a pour rôle de définir une stratégie de communication adaptée aux objectifs stratégiques du mandat. Il/elle gère la communication interne avec les étudiants de l’école : réseaux sociaux, newsletters des adhérents, etc.

Il/elle gère également la communication externe avec les clients en éditant des contenus spécifiques sur des réseaux professionnels tel que LinkedIn.

Le/la responsable communication se positionne également comme un•e chargé•e de presse.

Effectif recommandé : 1.

Postes complémentaires en cas de besoin

Graphiste/ Designer

Procède à la création graphique des supports de communication imprimés et numériques et des modèles de documents pour la communication interne et externe.

Cette personne est garant•e du respect de la charte graphique et de l’identité visuelle d’Aplicaen par tous ses acteurs.

Effectif recommandé : 1

Rédact•eur•rice

Il/elle peut assister le/la responsable communication dans l’écriture des contenus de communication.

Effectif recommandé : 1

Chargé•e de partenariat

Travaille à conclure de nouveaux partenariats qui peuvent être utiles pour atteindre les objectifs stratégiques définis par le pôle Bureau. Gère la communication spécifique avec nos partenaires pour l’organisation d’événements (conférence, atelier, séminaires formation…).

Effectif recommandé : 1

Chargé•e d’évènement

Organise les évènements d’Aplicaen au sein du campus. Gère sur le plan logistique les projets évènements organisés avec les partenaires et clients pour les étudiants de l’école : conférences, ateliers, afterwork, workshop, sessions de formation, congrès, séminaire…

Effectif recommandé : 1

Pôle DSI

Responsable de la Direction des Systèmes d’Information

Administre les ressources numériques d’Aplicaen, gère les droits d’accès et procède à la création de comptes.

Le/la responsable DSI est également chargé•e de l’assistance technique des étudiants : création de compte, réinitialisation de mot de passe, etc.

Effectif recommandé : 1